Resultaat:
“Op het moment dat het spannend wordt, met name als er slecht weer op komst is, moeten er beslissingen worden genomen met gevolgen voor veiligheid, maar ook financieel. Dat wil je goed georganiseerd hebben. Dat lukt ons met Infoplaza.“
Afgenomen oplossingen:
Nieuwsgierig?
Een ultieme show laten ervaren, dat is wat je als organisator van evenementen voor ogen hebt. Zo ook MOJO Concerts; al meer dan 50 jaar de bekendste en grootste concertpromotor in Nederland. Zij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat bezoekers een fijn en veilig verblijf hebben. Die verantwoordelijkheid is groot, want het gaat vaak om tienduizenden mensen. Dan wil je alles onder controle hebben. Maar ja, dan het weer. Dat kan zomaar roet in het eten gooien. MOJO werkt daarom al jaren met een weerbureau.
Op zoek naar continuïteit en geloofwaardigheid
Toen Daniël Pardijs, Teammanager Vergunningen en Veiligheid, en zijn collega’s zo’n zes jaar geleden niet meer tevreden waren over hun toenmalige leverancier van weersinformatie, keken zij uit naar een alternatief. De behoefte was een partij die continuïteit en geloofwaardigheid garandeerde en die paste bij hun organisatie. Het leidde hen naar Infoplaza.
In de evenementenbranche moeten beslissingen snel genomen worden. Het gaat al gauw om tienduizenden bezoekers die veilig bij een evenement moeten kunnen verblijven en vertrekken. "Een weerbureau dat onze taal spreekt en de materie snapt waarin wij ons begeven, is daarom van belang. Wij hebben behoefte aan de meest betrouwbare informatie voor onze beslissingen en korte lijnen en intensief contact als het spannend wordt."
Pardijs licht toe: "Wij willen vooral het juiste, feitelijke beeld krijgen van de weerssituatie. De meest concrete gegevens waarop wij zelf een doorvertaling kunnen maken. Een meteoroloog hoeft het niet voor ons in te vullen, wij bepalen welke acties we ondernemen. Maar wel gebaseerd op de beste weersinformatie."
Een dashboard én persoonlijk contact
MOJO gebruikt het dashboard van Outdoor Support. Vooral de grafieken waarin de windvoorspelling staat, met de gemiddelde windwaarden en de pieken, worden veel geraadpleegd. "Uiteindelijk staat wind bovenaan ons lijstje van aandachtspunten. Daar is een prettige grafiek van. Prima om daar een pdfje uit te halen om te verspreiden in ons team", aldus Pardijs. "Het dashboard is een goede basisvoorziening. Daarnaast hebben we korte lijnen naar de weerkamer en overleggen we met meteorologen als dat nodig is. De 24-uurs bereikbaarheid werkt goed. Continuïteit is voor ons belangrijk."
Als het weer echt spannend wordt is het essentieel dat je snel kunt schakelen met een meteoroloog. In het verleden heeft MOJO weleens ervaren dat bij het bellen naar een weerkamer er niet direct een lampje ging branden. "Welk evenement ook alweer? In welke plaats? Dat is met ons stresslevel op dat moment precies wat je níet wilt. Dan wil je het liefst dat de meteoroloog van dienst al heeft gekeken voor jou, op de hoogte is en actief met je meedenkt. Een meteoroloog die het al volgt geeft meer betrouwbare informatie en kan een betere inschatting maken", aldus Pardijs.
Beter inschatten met kansverhoudingen
De weersverwachting is niet in beton gegoten, omstandigheden kunnen zomaar veranderen. Dat er altijd een mate van onvoorspelbaarheid is, daar is MOJO zich van bewust. Maar je kunt je wel voorbereiden op basis van een kansinschatting. "Die vinden we altijd prettig om mee te krijgen. Dan kan je toch inschatten over welke orde van grootte we het hebben."
Onvermijdelijke extremen
Voor het borgen van veiligheid maakt het team van MOJO veiligheidsplannen en risicoanalyses. Van de tientallen beschreven risico’s zijn de weersomstandigheden een van de belangrijkste. "Die is het meest reëel, je kunt er bijna op wachten. Vroeg of laat ga je extreem weer krijgen", geeft Pardijs aan. "Bij een evenement als Lowlands moet je op tientallen constructies maatregelen treffen en moeten we aan de bak. Dan is het snel keuzes maken, dat zijn complexe beslissingen. We hebben een extreme downburst meegemaakt bij Pukkelpop, slecht weer bij de opbouw van de Zwarte Cross. Soms heb je enorme pech, is er 300 meter verderop niks aan de hand, maar treft het jou precies. Accurate weersinformatie is daarom van essentieel belang."
In goed contact
Contact met de meteorologen van Infoplaza is er regelmatig. Outdoor Support geeft MOJO een goede indicatie en bij grote waardes van vooral wind en windpieken wordt er gebeld voor een detailvoorstelling. "Daar baseren we dan mede onze beslissing op", legt Pardijs uit. "We hebben ook eens twee meteorologen op locatie gehad op verzoek van Infoplaza. We omarmen dat enorm, het laat hun betrokkenheid zien. En laatst kregen wij training bij Infoplaza op kantoor, dat kan ons dan weer prikkelen."
Herken je je in het verhaal van MOJO?
Mijn collega's en ik helpen je graag verder met je uitdagingen. Vul onderstaand formulier in en wij komen z.s.m. bij je terug.
Olaf Sueters
Head of Sales B2B
Wij reageren binnen één werkdag